賃貸の反響対応が遅れて客を逃す｜少人数の仲介会社が返信を早くする3つの変え方

ポータルサイトからの問い合わせに返信できたのが翌日の昼。そのころには、お客さんはもう別の会社で内見の予約を入れている。少人数の賃貸仲介会社では、珍しくない話です。

この記事では、返信が遅れる理由と、人を増やさずに返信を早くする3つの変え方をまとめます。

お客さんは平均3.3社に問い合わせている

不動産情報サイト事業者連絡協議会の調査（2025年）によると、賃貸で契約した人が問い合わせた不動産会社は平均3.3社でした。2015年以降で最も多い数字です。一方、実際に訪問した会社は平均2.0社です。問い合わせた会社すべてに足を運ぶわけではありません。

同じ調査で、問い合わせた不動産会社の対応で満足だったことの1位は「問合せに対するレスポンスが早かった」（24.7%）。不満だったことの2位は「問合せをしたら返答が遅かった」（13.6%）でした。

お客さんは同じ物件や似た物件を、複数の会社に同時に問い合わせています。最初に返事をくれた会社と話が進むのは自然なことです。

出典：不動産情報サイト事業者連絡協議会「不動産情報サイト利用者意識アンケート」調査結果（2025年10月27日）

返信が遅れる会社で起きていること

問い合わせに気づくのが遅い

ポータルからの通知が担当者個人のメールに届き、ほかのメールに埋もれる。担当者が内見や案内で外に出ていると、戻るまで誰も見ていない。返信が遅い会社でまず多いのが、このパターンです。

「物件を確認してから返そう」で止まる

空室かどうかを管理会社に確認してから返そうとすると、管理会社の営業時間や折り返し待ちで時間がかかります。正確に返そうとする姿勢そのものは正しいのですが、その間お客さんには何も届いていません。

返す人が、契約書類の作成で手が離せない

WEBSOL が賃貸仲介会社10社に聞いたところ、契約書類の作成には1件あたり約5時間かかっていました。重要事項説明書や賃貸借契約書に、物件や借主の情報を書き写す作業です。少人数の会社では、この5時間を使っているのが、問い合わせに返すはずの営業担当本人です。

少人数でも返信を早くする3つの変え方

1. 通知を「全員が見る場所」に集める

ポータルからの通知の送り先を、担当者個人ではなく会社の共通アドレスにします。さらに社内のチャットにも転送されるようにすれば、外出中の人もスマホで気づけます。

集めただけでは「誰かが返すだろう」になりがちなので、時間帯ごとに返す人を決めておきます。たとえば「午前は Aさん、午後は Bさん、Aさんが案内中なら Bさん」のような簡単な決まりで十分です。

2. 最初の返信は、物件確認の前に送る

最初の返信で、すべてに答える必要はありません。「受け取りました」と「いつまでに何を連絡するか」を先に伝えます。

例：「お問い合わせありがとうございます。○○マンション 302号室の空き状況を管理会社に確認し、本日17時までにご連絡します。ほかに気になる物件があれば、あわせてお探しします。」

この型を用意しておけば、案内の合間でも1分で返せます。注意点として、確認前に「空いています」とは書かないでください。あとで埋まっていたとわかると、信頼を失います。

3. 書類の書き写しを減らして、返信する時間をつくる

1と2で「気づく」「最初に返す」は早くなります。それでも、その後の物件確認や内見の調整に使える時間が足りなければ、結局お客さんを待たせることになります。

時間をつくるには、一番時間を取っている作業を減らすのが近道です。契約書類で同じ情報を何度も書き写している場合は、一度入力した情報を書類に流し込む仕組みにするだけで、1件あたりの作業時間は大きく減ります。具体的なやり方は賃貸仲介の契約書類、同じ情報を何度も書き写していませんかで紹介しています。

まとめ

返信の速さは、担当者の頑張りではなく仕組みで決まります。まずは今日からできる2つ、通知の送り先を共通にすることと、最初の返信の型を用意することから始めてみてください。

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