COLUMN

新しいシステムが定着しない｜「前のやり方の方が早い」と言われたときの3つの進め方

2026.10.06DX・AI活用

新しい顧客管理や予約、勤怠のシステムを入れた。説明会も開いた。それでも1か月たつと、現場から「前のやり方の方が早い」という声が出て、いつの間にか紙やExcelに戻っている。

この記事では、「前の方が早い」と言われたときに、その声をどう受け止め、何から手をつければ定着に近づくのかを整理します。営業支援システム（SFA）に限った話は、SFAを入れたのに営業が入力しない会社が、まずやるべき3つのことにまとめています。

「前のやり方の方が早い」は、半分は本当

何年も使ってきたやり方は、手が覚えています。新しいシステムは、画面のどこに何があるかを探すところから始まります。最初のうちは、前の方法の方が速いのは事実です。

ここで「慣れれば速くなる」とだけ返すと、現場は「分かってもらえていない」と受け取ります。まず、今は遅いことを認めるところから始めます。

「前の方が早い」という一言には、いくつかの理由が混ざっています。

どれが理由かによって、打つ手が変わります。言葉をそのまま受け取らず、何が負担になっているのかを聞き分けることが最初の仕事です。

よく見かけるのが、「慣れるまでは両方で」と紙やExcelを残したまま、新しいシステムにも入力させている状態です。作業は単純に倍になります。

忙しい日は、慣れている方だけが更新され、新しいシステムの情報は古くなっていきます。古い情報しか入っていないシステムは誰も見なくなり、ますます使われなくなります。

経営者や管理職にとっては、導入の理由ははっきりしています。情報を1か所にまとめたい、担当者が休んでも状況が分かるようにしたい。ところが現場には「新しいシステムを使うことになった」としか伝わっていないことがあります。

理由が分からないまま手間だけが増えれば、元のやり方に戻りたくなるのは自然なことです。

操作に迷ったとき、すぐに聞ける人がいなければ、作業はそこで止まります。マニュアルを探すより、慣れた方法でやってしまう方が早いからです。導入の担当者が本業で忙しく、質問に答える時間がない会社では、特に起きやすくなります。

「遅い」と言われたら、どの作業で時間がかかっているのかを、言った本人と一緒に確かめます。1件の入力、過去の記録の検索、帳票の出力など、作業を分けて、前のやり方と新しいシステムでそれぞれ何分かかるかを計ります。

計ってみると、遅いのは特定の画面や入力項目だけ、ということがよくあります。その部分の設定を変えたり、項目を減らしたりすれば解決します。逆に、ほとんどの作業で遅いのであれば、システムが業務に合っていない可能性があります。

二重入力は、期限を決めずに始めると終わりません。「この日からExcelは更新しない」と日付を決めて、前もって伝えます。

やめる日までに、前のやり方でしかできなかった作業がないかを洗い出しておきます。月末の集計表、取引先に送る報告書などを、新しいシステムで同じように作れるかを確かめ、作れないものは代わりの方法を決めておきます。これを済ませずに日付だけ決めると、現場が困って結局元に戻ります。

全員に一斉に使ってもらおうとすると、一番忙しく、慣れた方法を一番変えたくない人に合わせて進むことになります。最初は、新しいことを試すのに抵抗が少ない人に使ってもらい、困った点を直していきます。

その人が「この作業はこっちの方が楽」と言える状態になれば、ほかの社員への説明も、その人が一番うまくできます。同じ職場の人の言葉は、導入の担当者や外部の説明より伝わりやすいからです。困ったときに聞ける相手が社内にできることにもなります。

作業ごとに計り、前のやり方をやめる日を決め、少人数から広げても定着しない場合は、システムそのものが会社の規模や業務の流れに合っていない可能性があります。

大企業向けに作られたシステムは、機能も入力項目も多く、少人数の会社では使いこなすまでの負担が大きくなりがちです。使われていないシステムの利用料を払い続けるより、業務に合ったものへ切り替える方が安く済むこともあります。営業支援システムの場合の判断の目安は、SFAの記事で紹介しています。

「前のやり方の方が早い」という声は、どこを直せば定着するかの手がかりになります。

WEBSOLでは、導入済みのシステムが使われていない理由の洗い出しから、設定の見直し、社員向けの研修、業務に合った仕組みへの切り替えまでを支援しています。今のシステムを使い続けるか見直すかの判断も含めて、まずは現状をお聞かせください。

中出亮太

合同会社WEBSOL 代表／CEO

中小企業のAI導入・DX支援、Web制作、自社SaaS「ventur」シリーズの開発を手がける。

まずはお気軽にお問い合わせください。